Písemná komunikace – základní pravidla firemní korespondence a úpravy textu

Písemný projev o vás mnoho vypovídá – o vašem vzdělání, znalostech i celkovém přehledu. V dnešní době, kdy jako podnikatel nejspíše píšete spousty emailů, firemních materiálů a jiných dokumentů, je písemný projev stále důležitější. Proto se v následujícím článku zabýváme základními pravidly firemní korespondence a úpravy textu obchodního dopisu.

Firemní korespondence

Základní pravidla písemné komunikace – obchodního dopisu

Adresa

Adresa odesílatele se píše vždy doleva nahoru. Pod ní je adresa adresáta. Do vlastní adresy i v případě písemné korespondence lze uvést e-mailovou adresu.

Oslovení

Oslovujeme vždy pátým pádem a oddělujeme jej čárkami na obou stranách. Pozor na výraz úcty – zájmena Vás, Vašemu, Vaším, píšeme s velkým „V“. Pokud nevíte, komu se dopis dostane do rukou, začněte nezávazným oslovením (např. „Vážený pane/Vážení paní“).

Ukončení

Pokud dopis podepisujete ve dvou, umísťují se podpisy vedle sebe, vlevo patří podpis významnější osoby. Nezapomeňte uvést místo a datum vzniku dopisu. Za formální dopis patří také celkový počet příloh nebo jejich jmenný seznam.

Firemní elektronická komunikace

Je důležité dodržovat výše popsané zásady a pravidla i u elektronické korespondence, mimo to pak při e-mailové komunikaci musíte dbát na další zásady.

Při osobním setkání hodně napoví gestikulace, tón řeči a mimika v obličeji. I do telefonu se můžeme používat alespoň intonaci hlasu, smích a tím navodíme příjemnou atmosféru. V e-mailu musíme tyto chybějící výrazové prostředky nahradit jinak. Postupujeme tedy podobně jako při psaní dopisu.

Předmět e-mailu

Nezapomeňte vyplnit předmět e-mailu, je to nezdvořilé. Správně zvolený předmět, který vystihuje přesně obsah e-mailu, usnadňuje orientaci. Někteří lidé čtou pouze předměty a rovnou mažou.

Text e-mailu

Text musí být stručný a jasný – vyhněte se emocím. E-mail by neměl být příliš dlouhý, obecně se považuje za maximum 40 řádek. Vhodné je text členit volnými řádky, aby se zachovala přehlednost.

Závěr e-mailu

Na závěr e-mailu poděkujte za brzkou odpověď, je to slušnost. Podpis může obsahovat i bližší informace o vás a vaší firmě, telefonní číslo, název firmy apod. E-mail taktéž podléhá firemní kultuře, proto bývá ve stejném stylu, jako všechny firemní dokumenty.

Příloha e-mailu

Na přílohu upozorněte, pokud nějakou přikládáte (a hlavně ji pošlete), lehce se totiž přehlédne.

Hromadné e-maily

Při rozesílání více e-mailů, dbejte na ochranu soukromí jedinců. Rozesílejte zprávu každému zvlášť nebo využijte skryté kopie. Zásadně ale nerozesílejte spam a nevyžádanou poštu, to patří k hrubému porušení internetové etikety.

Odpověď na e-mail

Na obchodní zprávu odpovězte určitě nejpozději do 48 hodin, i kdyby to mělo být pouhé poděkování a prosba o strpení, je to slušné. Pokud vám přijde e-mail určený pro někoho jiného, smažte jej a slušně upozorněte odesílatele, že se spletl.

Základní pravidla pro úpravu textu

Písmo

  • Typ

Stojaté písmo – Times New Roman CE, Arial CE, Verdana.

  • Velikost

Nejčastěji se používá velikost 10-12.

Řádkování

  • Řádkování 1

Používá se pro obchodní dopisy, zápisy z porad, smlouvy, žádosti aj. Pro přehlednost textu se mezi odstavci nechává prázdný řádek.

  • Řádkování 1,5

Má využití u osobních dopisů, konceptů (zůstane místo pro vpisování oprav), popř. krátké obchodních dopisů a firemních dokumentů.

Zarovnání 

Nejvhodnější je zarovnání do bloku. Přílišné mezery, které tak mohou mezi slovy vzniknout, se dají v textovém editoru odstranit prostřednictvím možnosti Nástroje – dělení slov – automatické dělení slov. 

Odstavce 

Odstavce by měly být odsazeny, stačí použít tabulátor.

Zvýrazňování textu

Důležité části textu můžeme zvýraznit několika způsoby:

  • změna velikosti písma,
  • změna řezu písma – tučné, kurzíva,
  • podtržení,
  • psaní velkými písmeny, kapitálkami,
  • umístění na samostatný řádek.

Důležité je vybrat si jeden styl zvýrazňování a ten opakovat v celém dokumentu. Stejně důležitá slova by měla být stejně zvýrazněna.

Ochrana listovního tajemství

Pro každý písemný styk platí listovní tajemství, kterou zaručuje článek 13 Listiny základních lidských práv a svobod. Podle něj nikdo nesmí porušit listovní tajemství poštovních zásilek, zpráv podávaných telefonem, telegrafem či jiným obdobným zařízením.

Chráněna je tedy i soukromá pošta zaměstnanců v zaměstnání, včetně elektronické. Dopisy adresované výlučně k rukám zaměstnance nesmí nikdo jiný otevřít. Stejně tak i soukromé maily, u nichž může zaměstnavatel sledovat nanejvýš jejich tzv. hlavičky, nikoliv ale obsah.

Pouze v případě, kdy se nedá zjistit, zda je korespondence soukromá a zaměstnanec není dostupný (např. nemoc, dovolená), je otevření pošty (e-mailu) možné, sporné případy by musel rozhodnout soud. Pokud otevřete dopis (e-mail) a zjistíte, že je soukromý, přestaňte jej okamžitě číst. Mohlo by totiž dojít i k žalobě na ochranu osobnosti. Při úmyslném jednání se dokonce vystavujete riziku trestného činu porušování tajemství dopravovaných zpráv.

Redakce portálu
Redakce portáluhttps://www.ipodnikatel.cz
Internetový portál iPodnikatel.cz je specializovaný portál zaměřený na začínající podnikatele a ty, kteří chtějí rozvíjet svůj malý nebo střední podnik.

Mohlo by vás zajímat ...

Inzerce

Nastartujte se 2020